QUY TRÌNH MUA HÀNG

Bước 1: Bắt đầu

• Tiếp nhận yêu cầu mua hàng (đơn hàng, lệnh sản xuất) gồm mã hàng, số lượng, ngày giao.

Bước 2: Lập phiếu đặt hàng

• Lập phiếu đặt hàng NCC dựa trên các dữ liệu nhận được từ yêu cầu mua hàng.
• Xét duyệt phiếu đặt hàng, kiểm tra công nợ NCC, chuẩn bị thanh toán.

Bước 3: Theo dõi tiến độ mua hàng

• Theo dõi, kiểm tra danh sách và tiến độ mua hàng còn tồn đọng.
• Đôn đốc NCC giao hàng đúng hẹn.

Bước 4: Lập phiếu mua hàng

• Tạo phiếu mua hàng khi NCC giao hàng
• Kiểm tra, đối chiếu với phiếu đặt hàng
• Thông tin đến thủ kho xem trước phiếu nhập kho.

Bước 5: Nhập kho

• Kiểm tra mã hàng, số lượng, quy cách, thời gian yêu cầu trên phiếu đặt hàng.
• Kiểm tra chất lượng hàng hóa và ghi nhận vào phiếu QC, ra quyết định nhập hàng.
• Duyệt nhập hàng, thông báo các bộ phận liên quan, ký xác nhận trên phiếu nhập kho.

Bước 6: Thanh toán

• Thanh toán tiền hàng với phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi
• Ghi nhận công nợ phải trả, đối chiếu công nợ với NCC.
• Thông báo đến bộ phận liên quan.

Bước 7: Kết thúc

• Lưu hồ sơ các chứng từ: Đặt hàng, phiếu mua hàng, hóa đơn tài chính, phiếu nhập kho, phiếu QC, phiếu chi/ủy nhiệm chi.
• Định kỳ xem các báo cáo quản trị mua hàng để phân tích biến động giá mua, tỷ trọng doanh số nhà cung cấp, ... từ đó xây dựng chính sách mua hàng hiệu quả nhất.

Quy trình nghiệp vụ chỉ giúp thực hiện công việc khoa học và hiệu quả trên cơ sở đúc kết thực tiễn. Người sử dụng cần nắm rõ yêu cầu công việc, phương pháp triển khai và kết quả thực hiện dựa trên các hướng dẫn trong quy trình này. Lưu ý tránh máy móc, rập khuôn. Hiệu quả cuối cùng là thước đo cho công việc này.