Giải pháp quản lý kênh phân phối DMS

HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ MÔ HÌNH KÊNH PHÂN PHỐI

Sản phẩm minh họa trong mô hình kênh phân phối ngành hàng bánh kẹo

Hệ thống phân phối cả nước gồm nhiều tổng thầu các khu vực, mỗi tổng thầu quản lý trực tiếp nhiều nhà phân phối, mỗi nhà phân phối có đội ngũ bán hàng chuyên trách một khu vực. Hàng ngày đội ngũ bán hàng báo cáo các chỉ tiêu bán hàng bao gồm: số nhân viên bán hàng, số cửa hàng viếng thăm, số đơn hàng, tổng doanh số, cùng với số lượng từng mặt hàng bán ra qua email, tin nhắn SMS. Các số liệu báo cáo được gửi về nhà phân phối để nhập liệu và tổng hợp báo cáo cho cấp quản lý.

Quy trình tổng quan báo cáo dữ liệu bán ra cửa hàng của Kênh phân phối

Các tồn đọng của hệ thống báo cáo hiện thời là thời gian tập hợp, tổng hợp dữ liệu kéo dài nên báo cáo bị chậm trễ. Báo cáo gửi về không đúng thời hạn nên xảy ra tình trạng thiếu số liệu, không đồng bộ. Hình thức báo biểu, nội dung báo cáo quá ít, không đủ thông tin hỗ trợ các cấp quản lý ra quyết định.

GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI

I. ỨNG DỤNG BÁO CÁO TRÊN ĐIỆN THOẠI

Áp dụng phần mềm báo cáo bán hàng chạy trên nền web, sử dụng trên các thiết bị di động như smart phone, tablet, laptop, desktop; đáp ứng nhu cầu nhập liệu mọi lúc, mọi nơi cho nhiều đối tượng sử dụng.

Hệ thống được phân tích và xây dựng trên các khía cạnh:

1. Dữ liệu (Data - What) : Những đối tượng cần quản lý

• Danh mục: Ngành hàng, SKUs, khu vực, nhân viên, tổng thầu, nhà phân phối, thông báo
• Chỉ tiêu: NVBH, số đơn hàng, doanh số theo loại cửa hàng, ngành hàng của đội ngũ bán hàng.
• Bán hàng: Các chỉ tiêu, SKUs hàng ngày của từng NVBH.
• Người dùng: User, phân quyền.

Chức năng hệ thống báo cáo

2. Chức năng (Function - How) : Hiển thị, thao tác, tính toán, lưu trữ dữ liệu.

Quản lý danh mục

• Nhóm đối tượng: Sản phẩm, Khu vực, Sơ đồ tổ chức, Hệ thống phân phối; quan hệ, tọa độ.
• Sản phẩm: SKUs, tên hàng, quy cách, giá bán, hình ảnh.
• Nhân viên: Họ tên, thông tin cá nhân, thông tin chức vụ, địa bàn quản lý, hình, file hồ sơ.
• Tình trạng hồ sơ: Cập nhật trạng thái hồ sơ, file hồ sơ, hình ảnh.
• Cập nhật thông báo: Danh sách thông báo, phân quyền khu vực được xem.
• Xem thông báo: Xem các thông báo được phân quyền.
• Người dùng: Họ tên, thông tin đăng nhập, phân quyền khu vực, ngành hàng, NPP, chức năng sử dụng. Gán nhân viên cho user.
• Tháng báo cáo: khoảng thời gian, số ngày bán hàng, ngày nghỉ lễ, tình trạng khóa dữ liệu.

Báo cáo bán hàng

• Chỉ tiêu: Nhập các chỉ tiêu bán hàng trong tháng cho từng cấp nhân viên trong đội ngũ bán hàng.
• Theo Chỉ tiêu (DR): Nhập dữ liệu bán hàng hàng ngày theo các chỉ tiêu của NVBH.
• BC Chỉ tiêu: Xem báo cáo bán hàng theo chỉ tiêu với nhiều loại nội dung, báo biểu, bản đồ theo từng tiêu chí. Truy vấn dữ liệu theo các tham số như thời gian bán hàng, khu vực, ngành hàng, người quản lý, tiêu chí, cấp bậc… Xem tổng lũy tiến và chi tiết từng ngày.
• BC NVBH: Xem báo cáo các chỉ tiêu theo đối tượng là Nhân viên bán hàng (NVBH)
• BC HLV: Xem báo cáo các chỉ tiêu theo đối tượng là Huấn luyện viên (HLV)
• BC ASM: Xem báo cáo các chỉ tiêu theo đối tượng là Quản lý bán hàng khu vực (ASM)
• BC RSM: Xem báo cáo các chỉ tiêu theo đối tượng là Quản lý bán hàng cấp miền (RSM)
• Theo SKUs (DR): Nhập dữ liệu bán hàng hàng ngày theo SKUs của NVBH.
• BC SKUs: Xem báo cáo bán hàng theo SKUs với nhiều loại nội dung, báo biểu, bản đồ theo số lượng hoặc số tiền. Truy vấn dữ liệu theo các tham số như thời gian bán hàng, khu vực, ngành hàng, người quản lý, SKUs, cấp bậc… Xem tổng lũy tiến và chi tiết từng ngày.
• BC Nhà phân phối: Xem báo cáo SKUs theo đối tượng là Nhà phân phối (NPP).
• BC Tổng thầu: Xem báo cáo SKUs theo đối tượng là Tổng thầu (TT).
• BC Kênh phân phối: Xem báo cáo tổng hợp theo chỉ tiêu và ngành hàng của kênh phân phối.

Nhập liệu báo cáo bán hàng

3. Tổ chức quản lý (Organization - Who) : Phân cấp các đối tượng quản lý, phân quyền theo cấp bậc, thống kê chi tiết và tổng hợp theo phân cấp.

• Khu vực quản lý: Toàn quốc - Miền - Khu vực - Tỉnh/TP - Quận/huyện.
• Sơ đồ tổ chức: CEO – RSM – ASM – HLV – NVBH.
• Kênh phân phối: UFF – Tổng thầu – NPP.
• Sản phẩm: Ngành hàng – SKUs / Tiêu chí KPIs

Tổ chức kênh phân phối

4. Mạng lưới (Network - Where) : Các chi nhánh, hạ tầng, trang thiết bị, môi trường ứng dụng

• Phạm vi áp dụng: Toàn quốc bao gồm các Văn phòng UFF, Tổng thầu, NPP, đội ngũ bán hàng.
• Hạ tầng, dịch vụ: Windows Hosting, Website, SQL Server.
• Thiết bị sử dụng: Desktop, laptop, smart phone, tablet.
• Môi trường sử dụng: Internet, 3G.

Hạ tầng hệ thống thông tin

5. Quy trình (Schedule – When) : Tài liệu tổ chức việc triển khai áp dụng, vận hành hệ thống.

• Quy trình: Các bước thực hiện, người thực hiện, nội dung thực hiện, quy định.
• Hướng dẫn: Mô tả cách thao tác, thực hiện các tác vụ, công việc.
• Biểu mẫu: Hình thức và nội dung thể hiện của các loại tài liệu, hồ sơ.

Quy trình, hướng dẫn sử dụng

6. Mục tiêu (Strategy – Why) : Chỉ tiêu đạt được, nắm bắt diễn biến tình hình, hệ hỗ trợ ra quyết định.

• Hình thành hệ thống báo cáo thống nhất, toàn vẹn, kịp thời (thời gian thực), đáp ứng nhu cầu tổng hợp, phân tích dữ liệu nhiều chiều của nhiều đối tượng sử dụng, giúp hỗ trợ ra các quyết định kinh doanh, nghiệp vụ. Đồng thời mở rộng cho nhiều đối tượng sử dụng và cập nhật mọi lúc, mọi nơi.
• Chỉ tiêu bán hàng: Thiết lập chỉ tiêu bán hàng trong tháng cho các tiêu chí Số NVBH, số đơn hàng, doanh số. Theo dõi quá trình thực hiện và đề ra phương án hành động để đạt được chỉ tiêu.
• SKUs bán ra: Báo cáo, phân tích số liệu bán ra của từng SKUs để có chính sách kịp thời.

Báo cáo chi tiết - tổng hợp dạng bảng

Báo cáo trực quan dạng biểu đồ

Thể hiện phạm vi quản lý, địa điểm phân bố trên bản đồ

II. PHẦN MỀM QUẢN LÝ KÊNH PHÂN PHỐI

​

Quản lý danh sách hàng bán

​

Phân chia khu vực quản lý

​

Tổ chức đội ngũ bán hàng theo khu vực quản lý

​Phiếu giao hàng từ Công ty về Tổng thầu. Tổng thầu sẽ phân phối hàng cho các Nhà phân phối. Đội Sale tại các NPP bán hàng cho các cửa hàng và báo cáo hằng ngày.

​

Danh sách cửa hàng thuộc phạm vi quản lý của NPP

​

Sale Admin tại các Nhà phân phối nhập dữ liệu báo cáo hằng ngày của nhân viên bán hàng vào phần mềm

​

Truy xuất nhiều loại báo cáo, cấp phân phối trong kênh theo nhiều điều kiện trích lọc.

“Hệ thống báo cáo bán hàng theo kênh phân phối tích hợp phần mềm và ứng dụng chạy trên nền web sử dụng được đối với các thiết bị di động cho phép nhiều đối tượng cập nhật báo cáo như nhân viên bán hàng, giám sát bán hàng, nhân viên tại văn phòng, nhà phân phối… Ngoài ra, có thể sử dụng mọi lúc, mọi nơi giúp cho việc cập nhật báo cáo kịp thời đáp ứng nhu cầu truy xuất thông tin trong công việc.”