QUY TRÌNH BÁN HÀNG

Bước 1: Bắt đầu

• Rà soát các mối quan hệ khách hàng, tiến tới xác lập đơn hàng
• Nếu là sản phẩm mới phải tiến hành Quy trình tạo sản phẩm mới.
• Đến bước 3 nếu làm luôn phiếu bán hàng.

Bước 2: Tạo đơn hàng

• Tạo đơn hàng dựa trên hợp đồng đã ký kết hoặc xác nhận đặt hàng của khách hàng gồm mã hàng, số lượng, đơn giá, ngày giao hàng. Đơn hàng chính là phiếu bán hàng nhưng chưa giao.
• Đính kèm, lưu trữ các căn cứ đặt hàng

Bước 3: Duyệt đơn hàng

• Xét duyệt số lượng, giá cả, ngày giao, công nợ và phương thức thanh toán.
• Phối hợp các bộ phận liên quan như Thu mua, Kế toán, Kho vận để thực hiện Quy trình mua hàng hoặc Quy trình pha chế để có đủ hàng giao.

Bước 4: Tạo phiếu bán hàng

• Nắm bắt tình hình đơn hàng tồn đọng, đôn đốc các bộ phận xử lý để giao hàng.
• Tạo/in phiếu bán hàng mới hoặc dựa trên dữ liệu đơn hàng.
• Chuyển phiếu xuất kho sang BP kho vận để chuẩn bị hàng giao (nếu có).

Bước 5: Giao hàng

• Chuẩn bị hàng hóa theo phiếu xuất.
• Ký nhận xuất kho, giao hàng cho khách hàng kèm theo chứng từ liên quan.

Bước 6: Thanh toán

• Thu tiền bán hàng với phiếu thu từ khách hàng.
• Ghi nhận công nợ phải thu nếu bán hàng chưa thu tiền và đối chiếu công nợ với khách hàng.
• Thông báo các bộ phận liên quan.

Bước 7: Kết thúc

• Lưu trữ các chứng từ đơn hàng, phiếu bán hàng, hóa đơn tài chính, phiếu xuất, phiếu thu.
• Cập nhật tình trạng đơn hàng. Xem các báo cáo chi tiết hàng bán, quản trị bán hàng để nắm bắt tỷ trọng doanh số theo mặt hàng, nhóm hàng, khách hàng; doanh số theo quá trình.. từ đó dự báo và đưa ra chính sách.

Quy trình nghiệp vụ chỉ giúp thực hiện công việc khoa học và hiệu quả trên cơ sở đúc kết thực tiễn. Người sử dụng cần nắm rõ yêu cầu công việc, phương pháp triển khai và kết quả thực hiện dựa trên các hướng dẫn trong quy trình này. Lưu ý tránh máy móc, rập khuôn. Hiệu quả cuối cùng là thước đo cho công việc này.