Chức năng chung quản lý sản xuất

1. Quản lý danh mục

Tổ chức dữ liệu dạng cây đa cấp giúp quản lý và xem báo cáo theo nhiều đối tượng như là khách hàng, nhà cung cấp, phòng ban, nhân viên, hàng hóa, dịch vụ, chi phí, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chuyền sản xuất, kho hàng... Tổng hợp báo cáo theo chi nhánh, khu vực, nhóm hàng, dòng hàng, kênh phân phối ... là cơ sở ra quyết định hợp lý và kịp thời. Tính năng nạp dữ liệu có sẵn từ excel giúp bạn tiết kiệm công sức khi triển khai sử dụng, đầu đọc mã vạch tăng tốc độ làm phiếu khiến cho công việc bán hàng, nhập kho, xuất kho diễn ra nhanh chóng.

2. Quản lý quỹ

Lập phiếu thu, chi tiền mặt để ký nhận và đối chứng sau này, cho biết số tiền tồn trên sổ sách ngay sau khi lập phiếu giúp việc kiểm kê tiền đang giữ có khớp hay không, tránh bị mất mát. Chức năng quản lý tiền mặt bởi nhiều thủ quỹ tại các văn phòng, chi nhánh giúp cho việc tạm ứng, thanh toán diễn ra kịp thời và được kiểm soát chặt chẽ.

3. Quản lý tiền gửi

Quản lý dữ liệu nộp tiền, rút tiền của các tài khoản, chuyển tiền cho ai, ai chuyển tiền đến và phí giao dịch. Nắm bắt được số dư hiện hành của từng tài khoản để đối chiếu với sổ phụ ngân hàng, phản hồi kịp thời với ngân hàng, đối tác khi có sự sai lệch để điều chỉnh.

Minh họa nhập liệu danh mục

4. Quản lý mua hàng

Kiểm soát việc mua hàng thông qua các công đoạn đặt hàng - nhận hàng - kiểm tra - nhập hàng, giúp giảm thiểu nguy cơ kê giá, kê số lượng, giao vượt, cho qua hàng kém chất lượng, đồng thời quản lý được tiến độ giao hàng, thanh toán, công nợ của nhà cung cấp, gia công. Chứng từ mua hàng bao gồm phiếu đặt hàng, phiếu mua hàng, phiếu gia công, phiếu mua dịch vụ, phiếu hàng mua trả lại. Các báo cáo so sánh giá mua, chất lượng từng mặt hàng theo công ty, theo từng đợt nhập cho thấy hiệu quả mua hàng, tỷ trọng các nhà cung cấp, tăng giảm giá mua từ đó có phương án chọn nhà cung cấp, chính sách tồn kho hợp lý mang lại giá trị lớn cho doanh nghiệp.

5. Quản lý bán hàng

Tổ chức bán hàng theo trình tự đặt hàng - kiểm tra - giao hàng giúp kiểm soát số lượng, đơn giá hàng bán với đơn hàng, đồng thời quản lý được tiến độ đặt hàng - giao hàng, thanh toán, công nợ của khách hàng. Chứng từ bán hàng bao gồm đơn hàng, phiếu bán hàng, phiếu hàng bán trả lại. Chức năng tích hợp máy quét barcode tăng tốc việc lập phiếu giúp bán hàng nhanh hơn, tăng doanh số và sự hài lòng của khách hàng. Các báo cáo bán hàng theo công ty, đơn hàng, nhóm hàng, mặt hàng, nhân viên, khu vực dưới dạng bảng, biểu đồ, bản đồ chỉ ra kết quả thực doanh số, giá cả, thị phần, tỷ trọng đóng góp, chiều hướng gia tăng từ đó định hình chính sách bán hàng, chương trình khuyến mại, chăm sóc khách hàng.

Minh họa nhập liệu phiếu

6. Quản lý tồn kho

Việc lập các chứng từ nhập kho, xuất kho, chuyển kho để ký nhận và đối chiếu giúp kiểm soát quá trình nhập xuất và kiểm kê tồn kho, đảm bảo số lượng tồn kho sổ sách và thực tế khớp với nhau, tránh thất thoát hàng hóa. Chức năng điều chỉnh tồn kho sau khi kiểm kê giúp giảm thời gian, công sức nhập liệu, đối chiếu. Việc quản lý tồn kho tại nhiều nơi lưu trữ hàng hóa giúp kiểm kê chính xác số lượng tại từng kho và báo cáo theo nhóm hàng, tên hàng, các kho về số lượng và trị giá tồn kho quyết định dự trữ hàng bán chạy, làm chương trình khuyến mại hàng bán chậm, thanh lý hàng tồn, hàng hết hạn sử dụng. Số liệu tồn kho được kiểm soát chặt chẽ và chính xác được hiển thị trên website phục vụ chức năng bán hàng online để khách hàng lựa chọn, nhân viên bán hàng xác nhận đơn hàng khi giao dịch với cửa hàng, đại lý qua điện thoại smartphone.

7. Tài sản cố định

Xác định giá trị ban đầu và tự phân bổ khấu hao từng kỳ các khoản mua sắm, đầu tư như tài sản cố định, công cụ dụng cụ, chi phí trả trước giúp hạch toán chi phí phân bổ trong tháng và kết quả hoạt động kinh doanh. Quản lý giá trị còn lại giúp nhận biết cơ cấu chi phí phân bổ để quyết định điều chỉnh phân bổ khấu hao phù hợp với thực tiễn công ty, góp phần cạnh tranh về giá thành sản phẩm.

Minh họa in phiếu

8. Quản lý nhân sự

Quản lý tập trung dữ liệu tính lương đặc thù của doanh nghiệp như cách tính thu nhập, chấm công, chấm sản phẩm, hoa hồng, tạm ứng và các khoản tính theo tiền lương theo quy định của nhà nước. Công việc báo cáo thành phẩm tính lương và dữ liệu từ máy chấm công được tích hợp vào phần mềm có thể được theo dõi, kiểm tra hàng ngày giúp cho việc tính lương và thanh toán vào cuối kỳ diễn ra nhanh chóng, chính xác, đúng hẹn góp phần ổn định tinh thần làm việc của nhân viên.

9. Quản lý giá thành

Việc xây dựng cơ cấu chi phí giá thành hay còn gọi là cây sản phẩm đối với các doanh nghiệp sản xuất, chế biến, xây dựng ... hết sức cần thiết nhằm theo dõi và quản lý tiến độ thực hiện các công đoạn, định mức nguyên vật liệu, nhân công, giờ máy để kiểm soát việc cấp phát nguyên vật liệu, hiệu suất sử dụng vật tư, năng suất và giá thành sản phẩm. Dữ liệu cây sản phẩm được sử dụng tại nhiều bộ phận như mua hàng, kế hoạch, chất lượng, kho, sản xuất và kế toán để theo dõi chi phí và tiến độ của một lệnh sản xuất/hợp đồng, so sánh kế hoạch và kết quả thực hiện nhằm xem xét lại giá bán, thời gian đáp ứng, mức chất lượng chấp nhận AQL mang lại hiệu quả kinh tế và uy tín của công ty.

10. Nghiệp vụ kế toán

Đây là hệ chức năng trung tâm của ERP, các nghiệp vụ, chứng từ phát sinh được ghi nhận và hạch toán theo quy định của nhà nước về chế độ kế toán. Chức năng khai báo định khoản mặc định giúp cho việc nhập liệu dễ dàng, nhanh chóng mà không cần phải có kiến thức về kế toán. Chức năng import số dư đầu kỳ của tài khoản, công nợ, hàng tồn kho từ dữ liệu excel giúp tiết kiệm thời gian. Các sổ nhật ký, sổ chi phí, sổ tài khoản được tùy chỉnh phù hợp theo đặc thù riêng của doanh nghiệp. Công việc kết sổ được thực hiện dễ dàng dựa trên các khai báo kết chuyển như giá xuất kho, chi phí phân bổ trong tháng, lương và các khoản tính theo tiền lương, giá thành, các khoản giảm trừ doanh thu, xác định kết quả kinh doanh, thuế thu nhập doanh nghiệp. Các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, kết quả hoạt động kinh doanh được tổng hợp ngay sau khi thực hiện thao tác kết sổ giúp chủ doanh nghiệp có thông tin kịp thời để ra quyết định, quyết sách trong việc điều hành hoạt động công ty.

Minh họa truy vấn dữ liệu

11. Quan hệ khách hàng CRM

Quản lý và truy xuất dữ liệu khách hàng tiềm năng giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực để chăm sóc, giao dịch nhằm đạt được mục tiêu doanh số trong kỳ và lâu dài. Thông tin từ việc chăm sóc khách hàng giúp nhận biết thị hiếu tiêu dùng, từ đó có các chương trình tiếp thị để sản phẩm được quảng bá rộng rãi, đẩy mạnh bán hàng thông qua các chương trình khuyến mãi.

12. Quản lý kế hoạch

Lập kế hoạch giúp định hướng và điều chỉnh hoạt động của các phòng ban trong công ty nhằm đạt được mục tiêu đề ra với nguồn lực cho phép. Kế hoạch cấp công ty đề ra tiến trình thực hiện để đạt được các mục tiêu thuộc về chính sách, tầm nhìn dưới dạng chỉ tiêu (KPIs) như doanh số, thị phần, giá thành, chất lượng... ERP giúp quy trình hóa các bước thực hiện, các phiếu giao việc và báo cáo kết quả thực hiện để theo dõi các KPIs này. Kế hoạch cấp nghiệp vụ như mua hàng, sản xuất, kiểm tra chất lượng, giao hàng ... được xây dựng dựa trên các dữ liệu trên ERP như đơn hàng, cây sản phẩm, lệnh sản xuất nhằm chuẩn bị nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, trang thiết bị, đơn vị gia công để hoàn thành lệnh sản xuất đúng tiến độ. Lịch sản xuất từng ngày chỉ định các bộ phận sản xuất các hàng hóa với tình hình hiện có như nguyên vật liệu, số nhân công, trang thiết bị... Kế hoạch tổng và chi tiết giúp các bộ phận giám sát tiến độ và đôn đốc lẫn nhau thực hiện để đạt được mục tiêu chung của công ty.

13. Quản lý sản xuất

Tổ chức thống kê dữ liệu sản xuất gồm sản lượng, thời gian vận hành, số nhân công, nguyên vật liệu sử dụng, thành phẩm lỗi, đơn giá thực hiện tại từng công đoạn của từng lệnh sản xuất giúp kiểm soát năng suất, thành phẩm giao được, chi phí sản xuất từ đó điều độ sản xuất, kiểm tra chất lượng đảm bảo giao hàng đúng hẹn, đủ số lượng, đạt chất lượng với giá thành trong định mức. Đối tượng tập hợp dữ liệu là các phiếu sản xuất, một công đoạn thực hiện của lệnh sản xuất (đơn hàng) cho một thành phẩm đã được xây dựng định mức. Vì vậy hoàn toàn kiểm soát được việc cấp phát vật tư, chi phí nhân công, năng suất, hiệu suất sử dụng tại mỗi khâu sản xuất để tối ưu giá thành sản xuất. Báo cáo tổng hợp, chi tiết theo bộ phận, nhóm hàng, đơn hàng về năng suất, tiêu hao, chất lượng, giá thành giúp đánh giá và điều chỉnh lại năng lực sản xuất, giá bán, thời gian giao hàng, mức chất lượng chấp nhận AQL nhằm mang lại lợi nhuận cao nhất và đảm bảo uy tín của công ty.

Minh họa dữ liệu liên phòng ban

14. Quản lý chất lượng

Hàng giao đạt chất lượng như cam kết góp phần nâng cao thương hiệu công ty và ngăn chặn các chi phí phát sinh do hàng hóa bị trả về. Chức năng đảm bảo chất lượng (QA) thể hiện qua việc xây dựng tiêu chuẩn chất lượng, tiêu chuẩn sản phẩm, phương án lấy mẫu và được thực thi bởi bộ phận kiểm tra chất lượng (QC) tại các khâu nguyên vật liệu đầu vào, quá trình sản xuất và hàng thành phẩm sắp giao. Tổ chức hệ thống báo cáo sản phẩm lỗi bằng các công cụ thống kê chỉ ra nguyên nhân gây lỗi và biện pháp phòng ngừa giúp giảm chi phí do hàng kém chất lượng mang lại.

15. Tích hợp. điều khiển thiết bị

Hàng giao đạt chất lượng như cam kết góp phần nâng cao thương hiệu công ty và ngăn chặn các chi phí phát sinh do hàng hóa bị trả về. Chức năng đảm bảo chất lượng (QA) thể hiện qua việc xây dựng tiêu chuẩn chất lượng, tiêu chuẩn sản phẩm, phương án lấy mẫu và được thực thi bởi bộ phận kiểm tra chất lượng (QC) tại các khâu nguyên vật liệu đầu vào, quá trình sản xuất và hàng thành phẩm sắp giao. Tổ chức hệ thống báo cáo sản phẩm lỗi bằng các công cụ thống kê chỉ ra nguyên nhân gây lỗi và biện pháp phòng ngừa giúp giảm chi phí do hàng kém chất lượng mang lại.

16. Quản lý hệ thống

Quản lý người dùng và phân quyền sử dụng theo chức năng (màn hình), phân cấp dữ liệu (khu vực, kho, nhóm hàng, chi nhánh) đảm bảo sự bảo mật thông tin, dễ dàng quản lý trách nhiệm nhập liệu. Chức năng duyệt phiếu, khóa số liệu đảm bảo dữ liệu không bị chỉnh sửa sau khi đã hoàn tất phiếu, kỳ báo cáo tăng cường sự thống nhất, toàn vẹn của cơ sở dữ liệu, báo cáo.

Minh họa biểu đồ

17. Website doanh nghiệp

Doanh nghiệp chủ động xây dựng website giới thiệu công ty với trang chủ, trang sản phẩm, trang liên hệ và các trang mục khác theo đặc thù riêng để giới thiệu mình với thế giới, nâng cao cơ hội kinh doanh khi nhiều người biết đến và ghé thăm website. Hệ thống dữ liệu website được lưu trữ chung với dữ liệu phần mềm giúp cho việc sao lưu, cập nhật thông tin giữa hai ứng dụng trở nên tiện lợi, dễ dàng sao lưu.

18. Bán hàng online

Khách tìm thấy website của doanh nghiệp trên internet và ghé thăm gian hàng, chọn hàng vào trong giỏ hàng, đặt hàng, thanh toán. Sự tiện lợi này đến từ chức năng của trang giỏ hàng trên website và thông tin về tồn kho, đơn hàng trong phần mềm, giúp cho việc bán hàng qua mạng của doanh nghiệp trở nên khả thi, kiểm soát được và mang lại doanh số bổ sung bên cạnh kênh bán hàng truyền thống. Đối với các mô hình bán hàng phải giao dịch trực tiếp với cửa hàng, đại lý, nhân viên bán hàng chỉ việc thao tác đơn hàng trên điện thoại smartphone và chốt với khách hàng, hàng hóa sẽ được giao tới và tiến hành thanh toán.

Minh họa sử dụng web trên điện thoại smartphone

19. Báo cáo online

Đối với các cấp quản lý, khi đi công tác chỉ việc sử dụng điện thoại smartphone là nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp thông qua các báo cáo tồn kho, công nợ, mua hàng, bán hàng, sản xuất, báo cáo tài chính để kịp thời chỉ đạo.

Toàn bộ các chức năng trên có thể được điều chỉnh theo đặc thù riêng của doanh nghiệp.

Xem chi tiết hướng dẫn tại đây