QUẢN LÝ CHI PHÍ HOẠT ĐỘNG

Bước 1: Bắt đầu

• Phân loại chi phí tính trong kỳ và chi phí phân bổ nhiều kỳ.
• Quy định các chi phí hàng tháng (lương, thuê mặt bằng, điện, nước…) cần phân bổ hàng ngày để theo dõi lợi nhuận từng ngày.

Bước 2: Tạo chi phí phân bổ trong tháng.

• Dựa vào dữ liệu các tháng trước, dự báo các mục chi phí phải trả hàng tháng gồm: Lương nhân viên, mặt bằng, điện,….
• Tạo phiếu mua dịch vụ trả sau để tạm tính các chi phí trên và phân bổ các ngày trong tháng.

Bước 3: Phân bổ chi phí trả sau

• Ghi nhận chi phí phát sinh và sẽ thanh toán sau.
• Tạo phiếu mua dịch vụ trả sau và thêm chi tiết mục chi phí để phân bổ trong tháng hoặc nhiều tháng.

Bước 4: Phân bổ chi phí trả ngay

• Ghi nhận chi phí phát sinh và thanh toán ngay.
• Tạo phiếu chi và thêm chi tiết mục chi phí để phân bổ phân bổ trong tháng hoặc nhiều tháng.

Bước 5: Quản lý chi phí phân bổ

• Quản lý chi phí phát sinh trong kỳ, phân bổ trong kỳ, chưa phân bổ.
• Xem xét các mục chi phí chiếm tỷ trọng cao, thường xuyên xuất hiện và đề ra giải pháp cắt giảm.

Bước 6: Tổng hợp chi phí trong kỳ

• Điều chỉnh lại các chi phí tạm tính đầu tháng cho đúng với thực tiễn phát sinh
• Kiểm tra chi phí hoạt động được kết chuyển vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Bước 7: Kết thúc

• Lưu trữ các chứng từ mua dịch vụ, phiếu chi, báo cáo phân bổ chi phí.

Quy trình nghiệp vụ chỉ giúp thực hiện công việc khoa học và hiệu quả trên cơ sở đúc kết thực tiễn. Người sử dụng cần nắm rõ yêu cầu công việc, phương pháp triển khai và kết quả thực hiện dựa trên các hướng dẫn trong quy trình này. Lưu ý tránh máy móc, rập khuôn. Hiệu quả cuối cùng là thước đo cho công việc này.