5. Quản trị bán hàng

Hình 1: Mở màn hình

1. Chức năng báo cáo và thao tác

a) Tham số lọc: từ ngày .. đến ngày, chi nhánh, nhân viên bán hàng, khách hàng, nhóm hàng, tên hàng, tỉnh thành, ...

b) Đối tượng báo cáo: Theo quá trình (Ngày, Tuần, Tháng, Quý, Năm), Nhóm hàng, SKus, Chi nhánh, Nhân viên, Khách hàng.

c) Điều kiện lọc theo tổng của đối tượng: Số tiền hoặc Số lượng lớn hơn hoặc bằng ...

d) Sắp xếp: Giảm dần hoặc Tăng dần theo số tiền hoặc số lượng của đối tượng, nếu nhập vào Top (ví dụ là 10) thì sẽ trả về 10 đối tượng (đứng đầu hoặc đứng cuối dựa trên tùy chọn giảm dần hoặc tăng dần).

e) Dạng báo cáo:

- Running: Dạng báo cáo Tổng chạy, thể hiện cả số lượng và số tiền của đối tượng, chiếm tỷ lệ bao nhiêu trong số tổng, cộng dồn với các dòng trên đến dòng của chính nó là bao nhiêu (ví dụ giúp biết được với 5 khách hàng đầu tiên đã chiếm 75% doanh số)

- Pie: Dạng biểu đồ hình tròn (hình bánh), thể hiện trực quan tỷ lệ phần trăm của từng đối tượng báo cáo trong số tổng và sắp xếp giảm dần.

- CrossTab: Dạng báo cáo so sánh các đối tượng với nhau theo doanh số hoặc số lượng qua các thời đoạn (ngày, tuần, tháng, quý, năm) và sắp xếp số tổng giảm dần.

- Line: Dạng biểu đồ đường thẳng, giúp nhận biết diễn biến của quá trình bán hàng và có thể dự báo xu hướng trong thời gian tới. Có thể thể hiện quá trình theo ngày, tuần, tháng, quý, năm.

Hình 2: Tổ chức màn hình báo cáo bán hàng

f) Kết xuất các dạng báo biểu cho từng 4 đối tượng báo cáo:

Sau khi truy vấn dữ liệu theo điều kiện lọc, tùy vào đối tượng báo cáo mà số liệu có xem dưới các dạng báo biểu đã chọn, cụ thể bao gồm các dạng báo biểu cho từng đối tượng báo cáo như sau:

- Theo quá trình: Dữ liệu được cộng theo Ngày, Tuần, Tháng, Quý, Năm và trình bày dưới các dạng báo cáo Running, Line.

- Nhóm hàng - SKUs: Dữ liệu được cộng theo nhóm cấp 2, cấp 3 , tên hàng và trình bày dưới các dạng báo cáo Running, CrossTab (theo thời đoạn đã chọn), Pie, Line (chọn tab Theo quá trình và lọc theo nhóm hàngmuốn xem).

- Chi nhánh - NVBH: Dữ liệu được cộng theo Chi nhánh, Nhân viên bán hàng và trình bày dưới các dạng báo cáo Running, CrossTab (theo thời đoạn đã chọn), Pie, Line (chọn tab Theo quá trình và lọc theo Chi nhánh, Nhân viên bán hàng muốn xem).

- Khách hàng: Dữ liệu được cộng theo Khách hàng và trình bày dưới các dạng báo cáo Running, CrossTab (theo thời đoạn đã chọn), Pie, Line (chọn tab Theo quá trình và lọc theo khách hàng muốn xem).

g) Xem dữ liệu trên bảng

Ngoài cách xem dữ liệu trình bày theo báo biểu trong mục f, có thể xem theo dạng liệt kê theo đối tượng trên bảng bằng cách nhấn nút Xem như minh họa ở hình 2.

Lần lượt chúng ta sẽ xem các báo cáo cụ thể cho từng đối tượng trong các phần bên dưới.

2. Báo cáo theo quá trình, thời đoạn

a) Xem dữ liệu trên danh sách của từng thời đoạn

- Nhập các tham số lọc → chọn tab "Theo quá trình" → nhấn từng nứt "Xem" tương ứng cho mỗi loại thời đoạn như Ngày, Tuần, Tháng, Quý, Năm → Kết quả như hình 3.

- Sau khi nhấn Xem tại danh sách của Năm → hiển thị các Năm → Nếu nhấp chuột vào 1 năm nào đó → hiển thị dữ liệu các Quý của năm đó → chọn 1 Quý → ra các Tháng của Quý đó → chọn 1 Tháng → ra các Tuần của Tháng đó → chọn 1 Tuần → ra các Ngày của Tuần đó.

- Nếu nhấn tại từng nút Xem của từng thời đoạn → dữ liệu dựa theo khoảng thời gian từ ngày ... đến ngày.

Hình 3: Tổ chức màn hình báo cáo theo thời gian

b. Xem dưới dạng báo biểu

+ Báo biểu Running

Hình 4 minh họa báo cáo doanh số dạng tổng chạy theo ngày bán hàng. Thao tác như sau:

Chọn dạng báo cáo là Running → chọn Quá trình là Ngày → nhập vào tham số lọc (thời đoạn là ngày thì thời gian lọc thường là trong tháng ) → nhấn "Báo cáo tùy chọn quá trình" → Báo biểu Running theo Ngày.

Hình 4: Minh họa báo cáo doanh số dạng tổng chạy theo ngày bán hàng.

Tương tự có thể chọn thời đoạn là tháng với tham số lọc là năm 2017 → Báo biểu Running theo tháng.

+ Báo biểu Line

Hình 5 minh họa báo cáo doanh số dạng biểu đồ quá trình theo ngày bán hàng.

Chọn dạng báo cáo là Line → chọn Quá trình là Ngày → nhập vào tham số lọc (thời đoạn là ngày thì thời gian lọc thường là trong tháng ) → nhấn "Báo cáo tùy chọn quá trình" → Báo biểu Line theo Ngày.

Hình 5: Minh họa báo cáo doanh số dạng biểu đồ quá trình theo ngày bán hàng.

Nếu thêm điều kiện lọc theo chi nhánh, nhân viên bán hàng, nhóm hàng, tên hàng hoặc khách hàng → Báo biểu theo quá trình của đối tượng đã lọc.Ví dụ báo cáo biểu đồ doanh số theo tháng của chi nhánh Hà Nội.

3. Báo cáo theo nhóm hàng, tên hàng.

a) Xem dữ liệu trên danh sách của từng thời đoạn

- Nhập các tham số lọc → chọn tab "Nhóm hàng - SKUs" → nhấn từng nứt "Xem" tương ứng cho mỗi danh sách → Kết quả như hình 6.

- Sau khi nhấn Xem tại danh sách của Nhóm cấp 2→ hiển thị các nhóm cấp 2 → Nếu nhấp chuột vào 1 nhóm cấp 2 nào đó → hiển thị dữ liệu các nhóm cấp 3 của nó → chọn 1 nhóm cấp 3 → ra các tên hàng (SKUs) của nhóm đó.

- Nếu nhấn tại từng nút Xem của từng nhóm / tên hàng → dữ liệu lọc ra toàn bộ dựa trên tham số lọc.

Hình 6: Tổ chức màn hình báo cáo theo hàng hóa.

b. Xem dưới dạng báo biểu

+ Báo biểu Running

Hình 7 minh họa báo cáo doanh số dạng tổng chạy theo Top 15 mặt hàng. Thao tác như sau:

Chọn dạng báo cáo là Running → chọn đối tượng trong tab "Nhóm hàng - SKUs" là SKUs → nhập vào tham số lọc (nếu muốn) → nhập Top là 15 → nhấn "Báo cáo" → Báo biểu Running theo Tên hàng.

Hình 7: Minh họa báo cáo doanh số dạng tổng chạy theo Top 15 mặt hàng.

Tương tự có thể xêm báo biểu Running của Top 5 nhóm hàng có doanh số >= 10 triệu của Chi nhánh HCM trong tháng 12/2016.

+ Báo biểu Pie

Hình 8: Minh họa báo cáo doanh số dạng biểu đồ hình tròn theo nhóm hàng. Thao tác như sau:

Chọn dạng báo cáo là Pie → chọn đối tượng trong tab "Nhóm hàng - SKUs" là Cấp 3 → nhập vào tham số lọc (nếu muốn) → nhập Top là 20 → nhấn "Báo cáo" → Báo biểu Pie theo Nhóm hàng Cấp 3 như hình 8. Ta thấy chỉ có 4 nhóm dù lọc Top 20 vì dữ liệu trả về chỉ có 4.

Hình 8: Minh họa báo cáo doanh số dạng biểu đồ hình tròn theo nhóm hàng cấp 3.

Tương tự có thể xem biểu đồ pie theo nhóm cấp 1 hoặc tên hàng và có thể lọc thêm Top 10 chẳn hạn.

+ Báo biểu CrossTab

Hình 9 minh họa báo cáo doanh số dạng so sánh theo nhóm hàng cấp 3 qua các tuần. Thao tác như sau:

Chọn dạng báo cáo là CrossTab → chọn Quá trình là Tuần → chọn đối tượng trong tab "Nhóm hàng - SKUs" là Cấp 3 → nhập vào tham số lọc (nếu muốn) → nhấn "Báo cáo" → Báo biểu CrossTab theo Nhóm hàng Cấp 3 như hình 9. Ta thấy trình tự sắp xếp các nhóm hàng giảm dần theo tổng doanh số các tuần.

Hình 9: Minh họa báo cáo doanh số dạng so sánh theo nhóm hàng qua các tuần.

Tương tự có thể xem biểu đồ CrossTab theo nhóm cấp 2 hoặc tên hàng và so sánh doanh số qua các ngày, tuần, tháng, quý, năm.

+ Báo biểu Line

Hình 10: Minh họa báo cáo doanh số dạng biểu đồ quá trình theo tháng của nhóm hàng cấp 3 là "Vietnamese Food". Thao tác như sau:

Chọn dạng báo cáo là Line → chọn Quá trình là Tháng → chọn tab "Theo quá trình" → nhập vào tham số lọc (nhóm hàng cấp 3 là "Vietnamese Food") → nhấn "Báo cáo tùy chọn quá trình" → Báo biểu Line theo Nhóm hàng Cấp 3 là "Vietnamese Food" như hình 10. Ta lưu ý phải chuyển sang tab "Theo quá trình" thì mới xem được biểu đồ Line.

Hình 10: Minh họa báo cáo doanh số dạng biểu đồ quá trình theo tháng của nhóm hàng cấp 3.

Hình 11: Minh họa báo cáo doanh số dạng biểu đồ quá trình theo tháng của nhóm hàng cấp 2.

4. Báo cáo theo chi nhánh, nhân viên bán hàng

a) Xem dữ liệu trên danh sách

- Nhập các tham số lọc → chọn tab "Chi nhánh - NV Bán hàng" → nhấn từng nứt "Xem" tương ứng cho mỗi danh sách → Kết quả như hình 12.

- Trên hình ta thấy lọc Top 4 chi nhánh có doanh số >= 10 triệu. Có thể lọc thêm theo nhóm hàng...

Hình 12: Tổ chức mành hình báo cáo theo chi nhánh, nhân viên.

b. Xem dưới dạng báo biểu

Xem báo biểu các dạng Runing, Pie, CrossTab, Line tương tự như đối tượng Nhóm hàng - SKUs. Xem theo Chi nhánh hay NV Bán hàng thì nhấn vào nút "Báo cáo" tương ứng phía dưới danh sách.

Hình 13: Minh họa báo cáo so sánh doanh số theo chi nhánh qua các tháng.

Hình 14: Minh họa biểu đồ doanh số dạng bánh theo chi nhánh.

5. Báo cáo theo khách hàng

a) Xem dữ liệu trên danh sách

- Nhập các tham số lọc → chọn tab "Khách hàng" → nhấn nút "Xem" → Kết quả như hình 15.

- Trên hình ta thấy lọc Top 20 khách hàng có doanh số đứng đầu. Có thể lọc thêm theo nhóm hàng... mà khách hàng đã mua.

Hình 15: Tổ chức màn hình báo cáo theo khách hàng

b. Xem dưới dạng báo biểu

Xem báo biểu các dạng Runing, Pie, CrossTab, Line tương tự như đối tượng Nhóm hàng - SKUs bằng cách nhấn vào nút "Báo cáo" phía dưới danh sách.

Hình 16: Minh họa báo cáo doanh số dạng tổng chạy theo khách hàng.

Chúc các bạn thao tác thành công!