QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH, ĐÁNH GIÁ KPIs

Bước 1: Bắt đầu

• Cam kết đánh giá hiệu quả công việc dựa trên tiêu chí đo lường cụ thể và có chế độ khen thưởng tương xứng.

Bước 2: Xây dựng thẻ điểm KPIs

• Xây dựng danh sách KPIs (Key Performance Indicators) cho từng phòng ban, chức danh công việc.
• Tùy vào từng giai đoạn kinh doanh, kỳ hoạt động (tháng, quý, năm), xây dựng chỉ tiêu KPIs khả thi cho từng nhân viên (doanh số, thu nợ, sản lượng, sản phẩm lỗi, …)
• Thông qua BGĐ và có hiệu lực thực thi

Bước 3: Xây dựng bộ quy trình nghiệp vụ

• Phối hợp từng phòng ban, nhân viên xây dựng và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hướng dẫn các bước thực hiện để đạt được mục tiêu KPIs đề ra.
• Ban hành bộ quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ.

Bước 4: Lập kế hoạch, giao việc cho từng nhân viên

• Lập kế hoạch các công việc trọng tâm theo tuần, tháng, quý, dự án. Xem xét kế hoạch tổng thể toàn công ty. Đối với xưởng sản xuất cần lập Lịch sản xuất cụ thể cho từng bộ phận.
• Giao việc cho từng nhân viên thông qua phiếu giao việc gồm tên công việc, nội dung các bước, sản phẩm cuối cùng, thời hạn hoàn thành, người đầu mối và người hỗ trợ.

Bước 5: Thực hiện công việc theo kế hoạch

• Thực hiện công việc được giao và cập nhật kết quả công việc theo từng phiếu giao việc. Báo cáo và đánh giá công việc theo tuần, tháng.
• Theo dõi báo cáo KPIs hàng ngày để nắm bắt tỷ lệ đạt được so với chỉ tiêu, có kế hoạch hành động để hoàn thành chỉ tiêu trong kỳ.

Bước 6: Tổng kết, đánh giá KPIs trong kỳ

• Tổng kết số liệu hoạt động trong kỳ của từng nhân viên, phòng ban theo KPIs trên phần mềm.
• Đánh giá, lập bảng thưởng KPIs cho các chỉ tiêu hoàn thành và xem xét giải pháp cho chỉ tiêu chưa hoàn thành.

Bước 7: Kết thúc

• Lưu trữ kế hoạch trong kỳ, chỉ tiêu KPIs, phiếu giao việc, báo cáo công việc, bảng đánh giá KPIs.
• Cập nhật dữ liệu hệ thống hàng ngày để theo dõi tiến độ thực hiện.

Quy trình nghiệp vụ chỉ giúp thực hiện công việc khoa học và hiệu quả trên cơ sở đúc kết thực tiễn. Người sử dụng cần nắm rõ yêu cầu công việc, phương pháp triển khai và kết quả thực hiện dựa trên các hướng dẫn trong quy trình này. Lưu ý tránh máy móc, rập khuôn. Hiệu quả cuối cùng là thước đo cho công việc này.