1. Phiếu bán hàng

1. Mở màn hình

Nhấp vào "Bán hàng / Phiếu bán hàng" → màn hình hiển thị như hình 1 với mặc định lọc theo phiếu từ ngày đầu tháng cho đến ngày hiện tại (dòng chữ màu đỏ).

Hình 1: Màn hình hiển thị khi mở lần đầu.

Nếu tiếp tục nhấn nút Tìm trên menu chính → hiển thị danh sách các phiếu từ đầu tháng đến hiện tại như hình 2 (có 230 phiếu).

Hình 2: Lọc danh sách phiếu theo ngày mặc định

2. Thêm phiếu

a. Thông tin của phiếu

- Nhấn nút "Thêm" → các ô nhập liệu chuyển sang màu vàng → nhập vào thông tin của phiếu (bắt buộc có ngày bán, tên khách hàng) như hình 3.

Hình 3: Nhập thông tin thêm mới phiếu.

- Nhấn "Lưu" → Thông báo dòng chữ màu đỏ "Lưu thành công" và cập nhật lại các phiếu trên danh sách (nếu như thông tin hợp lệ và phiếu được lưu).

→ Lưu ý: Phiếu lưu thành công thì các ô nhập liệu chuyển sang màu trắng, lúc này mới tiến hành nhập chi tiết hàng hóa cho phiếu.

b. Chi tiết hàng hóa của phiếu

+ Cách 1: Thêm hàng hóa từ hộp chọn

- Nhấn vào dấu "+" tại cột STT của danh sách chi tiết phiếu bên dưới → Các hộp nhập liệu chuyển sang màu vàng → Chọn mặt hàng trong hộp chọn, nhấn Enter → mặc định hiển thị đơn giá trong danh mục hàng hóa và số lượng là 1 → Sửa lại số lượng bán và đơn giá bán (dùng phím Tab để di chuyển nhanh qua các ô) → nhấn "Enter" tại ô Số lượng hoặc Đơn giá để lưu như hình 4.

Hình 4: Thêm chi tiết phiếu từ hộp chọn.

- Lưu ý: Sau khi lưu mặt hàng xong, mặc định hiển thị lại danh sách hàng hóa trong hộp chọn Tên hàng hoặc Mã hàng hoặc Barcode theo mặc định, có thể thay đổi tùy chọn này theo hướng dẫn trên hình 5 → chọn vào Mã hàng hoặc Tên hàng hoặc Barcode.

+ Cách 2: Thêm hàng hóa từ danh sách

- Chọn menu Hàng → xuất hiện danh sách Mặt hàng bên phải → check chọn "Truy vấn" và "Nhóm" → chọn Nhóm hàng và Dòng hàng từ hộp chọn → Danh sách Hàng hóa được lọc theo nhóm hàng, dòng hàng và hiển thị như hình 5, nếu muốn hiển thị hết hàng hóa thì xóa đi điều kiện lọc và nhấn Enter tại hộp chọn.

- Chọn mặt hàng muốn thêm vào phiếu bằng cách click vào hình dấu + tại cột Thêm trong danh sách hàng hóa → Mặt hàng sẽ được thêm vào phiếu với số lượng là 1 và đơn giá mặc định trong danh sách, có thể sửa lại số lượng và đơn giá trực tiếp trong chi tiết hàng hóa của phiếu sau khi lưu.

Hình 5: Thêm chi tiết phiếu từ danh sách.

+ Cách 3: Thêm hàng hóa với đầu đọc mã vạch (barcode)

- Trên hình 5, check chọn vào Barcode và "Hiện" → Cột barcode sẽ hiển thị trong danh sách hàng hóa chi tiết của phiếu.

- Đưa con trỏ vào ô barcode như hình 6 và bắt đầu quét hàng hóa → Mặt hàng sẽ được thêm vào phiếu với số lượng là 1 và đơn giá mặc định trong danh mục hàng hóa, có thể sửa lại số lượng và đơn giá trực tiếp trong chi tiết hàng hóa của phiếu sau khi lưu.

Hình 6: Thêm chi tiết phiếu với đầu đọc mã vạch.

- Nếu muốn ẩn đi cột barcode thì bỏ check Hiện sau Barcode trong hình 5.

3. Tìm danh sách phiếu và xem dữ liệu chi tiết.

- Phần mềm cho phép tìm kiếm dữ liệu theo tham số đầu vào như ngày tháng (từ ngày đến ngày là tham số bắt buộc), tên khách hàng, tên NVBH,....

- Ví dụ: Tìm các phiếu của Khách hàng là "Bàn 01" từ ngày 12/12/2016 đến ngày 31/12/2016 → Nhấp vào "Tìm" đến khi màn hình xuất hiện dòng chữ màu đỏ " Lọc theo: ... " và các ô nhập liệu chuyển sang màu xanh → chọn Khách hàng cần tìm trong danh sách, chỉnh lại ngày truy vấn → nhấn lại "Tìm" → kết quả như hình 7 với dòng thông báo "Có 21 kết quả ..." theo theo tham số lọc.

- Lưu ý phần mềm sẽ nhớ các tham số này cho lần tím kiếm tiếp theo. Nếu nhấn lại "Tìm" → dòng thông báo hiển thị " Lọc theo: tham số lọc trước đó ", lúc này ta mới nhập tham số lọc mới, ví dụ chọn ngày khác, khách hàng khác → nhấn "Tìm". Hiển thị chữ lọc theo ... mới nhập tham số lọc.

Hình 7: Kết quả theo tham số lọc "Bàn 01" từ ngày 12 đến 31/12/2016.

Nhấn đúp chuột vào phiếu muốn xem trong danh sách sau khi lọc → hiển thị thông tin chung của phiếu (phần trên) và chi tiết hàng hóa của phiếu (danh sách phía dưới) như hình 8.

Hình 8: Xem dữ liệu của phiếu.

4. Sửa phiếu

- Nhấp đúp chuột vào phiếu muốn sửa, màn hình hiển thị các thông tin của phiếu như hình 9.. Dòng thông báo hiển thị "Đang ở trạng thái cập nhật phiếu".

- Nhập vào các thông tin cần sửa rồi nhấn "Sửa", thông tin của phiếu sẽ được cập nhật. Ví dụ ở hình 9 là sửa ghi chú, thông tin hóa đơn.

Hình 9: Sửa thông tin của phiếu.

5. Hoàn tất và duyệt phiếu

- Hoàn tất phiếu sau khi nhập liệu chi tiết hàng hóa, đối với nhà hàng là sau khi tính tiền để xác nhận giao dịch hoàn tất. Phiếu hoàn tất mới xác nhận công nợ và trừ tồn kho (khi cập nhật).

+ Cách 1: Nhập vào số tiền Khách trả (rê chuột vào ô cách chữ "Cộng" 1 ô) rồi nhấn enter → xuất hiện thông báo như hình 10 (nếu nhập 0 sẽ hỏi cho nợ?) → chọn Yes → xuất hiện thông báo như hình 11 → chọn Yes để duyệt phiếu (không duyệt cũng không sao).

- Cách 2: Check vào "Hoàn tất" như hình 10, nhấn menu Sửa.

Hình 10: Hoàn tất phiếu.

Phiếu được duyệt thì không thể sửa/xóa dữ liệu. Muốn sửa/xóa dữ liệu thì phiếu đó phải được bỏ duyệt bởi người được phân quyền.

- Duyệt phiếu: Chọn phiếu chưa duyệt → Nhấn menu Duyệt → chọn Yes như hình 11. Hoặc thao tác theo cách 1 của hoàn tất phiểu.

Hình 11: Duyệt phiếu.

- Bỏ duyệt: Chọn phiếu đã duyệt → Nhấn menu Duyệt → chọn Yes như hình 12.

Hình 12: Bỏ duyệt phiếu.

→ Danh sách phiếu được cập nhật và phân biệt bởi màu sắc dựa trên trang thái duyệt và bỏ duyệt như hình 12 (đen: đã duyệt - đỏ: chưa duyệt - xanh: duyệt rồi nhưng lại bỏ duyệt)

6. In phiếu

- In phiếu để giao hàng hoặc tính tiền. Thông thường sẽ xem trước phiếu sau đó mới in ra máy in, tuy nhiên phần mềm cho phép tùy chọn in luôn xem trong phần Tùy chọn thao tác.

- Trên menu chính có nút Xem (khi nhấn vào sẽ ra danh sách các báo biểu) và nút In như hình 13. Nhấn nút Xem để chọn loại báo biểu muốn xem, nhưng xem lại báo biểu đó trong lần kế tiếp thì không cần phải nhấn vào Xem và di chuyển chuột để chọn báo biểu (thao tác không thuận tiện) → chỉ cần nhấn nút In là xem báo biểu đã chọn xem trước đó.

Hình 13: Xem và in phiếu.

- Có thể in nhiều loại khổ giấy A4, A5, giấy in bill trên cùng 1 phiếu bán hàng tùy vào nhu cầu của từng công ty, nhà hàng. Đồng thời cho phép hiển thị thuế VAT, chiết khấu, thưởng đơn hàng, phụ phí tùy vào thiết lập trong mục Tùy chọn thao tác ở phần dưới. Dưới đây là các loại khổ giấy có thể in ra:

Hình 12: In phiếu gọi món khổ 58 mm đưa xuống bếp chế biến.

Hình 14: In phiếu tính tiền khổ 80 mm đưa cho khách.

Hình 15: In phiếu xuất kho khổ A5 để giao hàng.

Hình 16: In hóa đơn bán hàng khổ A4.

7. Xoá dữ liệu của phiếu

a. Xoá một phiếu

- Nhấp đúp vào phiếu muốn xoá → nhấn menu "Xoá" → chọn " Yes" như hình 17.

Hình 17: Xoá phiếu.

b. Xoá chi tiết của phiếu

- Chọn phiếu muốn xóa dòng hàng → nhấp biểu tượng "X" trên dòng muốn xóa → chọn Yes như hình hình 18.

Hình 18: Xoá mặt hàng của phiếu.

8. Chức năng khác

Ngoài các chức năng chính như Thêm, Lưu, Sửa, Xóa, Tìm, Duyệt, Xem và In phiếu, danh sách Hàng trên menu chính, còn có các chức năng khác giúp người dùng thao tác màn hình thuận tiện trong quá trình nhập liệu và xem dữ liệu, bao gồm:

- Ngày: Hiện hoặc ẩn hộp chọn ngày tháng để lọc phiếu.

- Khóa: Cố chiều rộng và khóa các cột trong các bảng danh sách để hiển thị nhiều nhất các cột trong bảng mà không cần dùng thanh cuộn phía dưới bảng. Nếu nhấn tiếp Khóa nghĩa là bỏ khóa chiều rộng, cho phép người dùng kéo dãn hoạc thu hẹp.

- Giúp: Xem hướng dẫn sử dụng cách thao tác màn hình từ website http://haiausolution.com/ho-tro/ hoặc phiên bản offline nếu như không kết nối internet.

- Đóng: Tắt màn hình

- Menu Tùy chọn màn hình hiển thị dưới dạng:

+Chuẩn: Danh sách phiếu ở trên và chi tiết thông tin phiếu, mặt hàng hóa ở dưới, là dạng hiển thị mặc định (hình 18)

+ Lưới: Danh sách phiếu, chỉ hiển thị danh sách phiếu để tìm kiếm phiếu nhanh hơn (hình 19)

+ Phiếu: Chi tiết phiếu, hiển thị thông tin chung của phiếu và chi tiết hàng hóa (hình 20)

Cách thao tác: Sau khi mởi màn hình mặc định hiển thị dưới dạng Chuẩn và có menu hiển thị "Lưới" → nhấn vào Lưới sẽ ra dạng Lưới và menu đó hiển thị "Chuẩn" → nhấn vào "Chuẩn" sẽ ra dạng Chuẩn và menu đó hiển thị "Phiếu" → nhấn vào "Phiếu" sẽ ra dạng Phiếu và menu đó hiển thị "Lưới"

Hình 18: Màn hình dạng danh sách phiếu

Hình 19: Màn hình chi tiết phiếu

- Khách: Thêm mới khách hàng trực tiếp trong màn hình bán hàng với các thông tin cơ bản mà không cần mở màn hình danh sách khác hàng.

Nhấn menu Thêm chuyển sang màu vàng, nhập vào Tên khách hàng, mã số, điện thoại như hình 20 → Nhấn menu Khách → Khach mới được lưu và hiển thị trong phiếu bán hàng mới đang nhập → nhấn Lưu để lưu phiếu cho khách hàng mới.

Hình 20: Thêm khách hàng

- Chọn: Tùy chọn thao tác

Nhấp vào menu Chọn → hiển thị các tùy chon thao tác dữ liệu, cách hiển thị như hình 21 → chọ lại các tùy chọn → nhấn lại chọn → cập nhật màn hình như hình 22.

Hình 21: Tùy chọn thao tác

Giải thích các tùy chọn:

- Thuế VAT: Hiển thị thông tin liên quan đến thuế VAT của phiếu gồm thuế suất, số tiền VAT, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, số PO của khách hàng trên danh sách phiếu, thông tin phiếu.

- Chiết khấu: Hiển thị cột giảm giá trong danh sách chi tiết hàng hóa của phiếu, chọn tính theo % hoặc khoản, phần mềm sẽ tính ra số tiền chiết khấu trên 1 đơn vị.

- Thưởng: Là số tiền muốn giảm thêm của phiếu cho khách hàng sau khi đã cộng thành tiền của hàng hóa (có thể đã chiết khấu cho hàng hóa rồi)

- Phụ phí: là khoản phí phục vụ hoặc phí giao hàng được tính bằng cách nhập trực tiếp hoặc tự tính theo tỷ lệ % (dựa trên Tiền hàng hoặc Đã trừ đi thưởng) và có bao gồm VAT hay không.

→ Nhập giá trị vào các ô nhập liệu tùy chọn có màu nền trắng khi tháo tác phiếu (hoặc vàng khi thêm mới).

- Số thập phân: Định dạng số chữ số thập phân trên các ô nhập liệu và cột dạng số trong danh sách, tuần tự các ô là số lượng, số tiền, tỷ lệ, hệ số

- Liên hệ: Hiện hoặc ẩn các thông tin liên hệ gồm mã khách, điện thoại, địa chỉ giao hàng.

- In ấn: check vào In khổ sẽ in ra máy in mà không cần xem trước phiếu, chọn khổ giấy gồm A4 - A5 - 58mm - 80mm. Nếu chọn vào Địa chỉ thì sẽ hiển thị địa chỉ giao hàng trên khổ giấy 58mm và 80mm.

Hình 22: Màn hình sau khi tùy chọn

Chúc các bạn thao tác thành công!