QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TỒN KHO

Bước 1: Bắt đầu

• Tổ chức một cách hệ thống quy trình nhập – xuất kho, lưu trữ chứng từ, dán nhãn mác (barcode), quy định ĐVT và quy cách đóng thùng sao cho việc bốc dở, kiểm đếm dễ dàng và kiểm soát được.

Bước 2: Tồn kho đầu kỳ

• Kiểm đếm thực tế tồn kho định kỳ theo tháng/quý và đối chiếu sổ sách kế toán.
• Kịp thời xử lý, điều chỉnh số liệu trùng khớp tồn kho đầu kỳ.

Bước 3: Nhập kho

• Các nghiệp vụ nhập kho gồm: Mua hàng, gia công, sản xuất, NVL thừa, phế phẩm, hàng bán trả lại, chuyển kho, cân đối kho. Thường một số nghiệp vụ đã tự tạo phiếu nhập và được hiển thị trong màn hình nhập kho nên không cần phải tạo.
• Kiểm đếm với chức năng quét barcode hàng hóa và đối chiếu với số lượng tạo sẵn trong phiếu nhập.

Bước 4: Xuất kho

• Các nghiệp vụ xuất kho gồm: Bán hàng, xuất NVL sản xuất – gia công, hàng mua trả lại, chuyển kho, cân đối kho. Thường một số nghiệp vụ đã tự tạo phiếu xuất và được hiển thị trong màn hình xuất kho nên không cần phải tạo.
• Kiểm đếm với chức năng quét barcode hàng hóa và đối chiếu với số lượng tạo sẵn trong phiếu xuất.

Bước 5: Quản lý tồn kho

• Theo dõi số lượng hàng tồn trên sổ sách và kiểm tra thực tế. Truy xuất thẻ kho từng hàng hóa khi cần đối chiếu.
• Cảnh báo các mặt hàng cần tồn kho an toàn để đặt hàng. Cảnh báo hàng hết hạn sử dụng để thanh lý.

Bước 6: Kết chuyển tồn kho sang tháng mới

• Kiểm tra sổ sách, kiểm kê hàng hóa thực tồn vào cuối tháng.
• Kết chuyển số dư cuối tháng sang đầu kỳ tháng mới.

Bước 7: Kết thúc

• Lưu trữ chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất, báo cáo tồn kho.
• Cảnh báo tồn kho an toàn và hàng thanh lý.

Quy trình nghiệp vụ chỉ giúp thực hiện công việc khoa học và hiệu quả trên cơ sở đúc kết thực tiễn. Người sử dụng cần nắm rõ yêu cầu công việc, phương pháp triển khai và kết quả thực hiện dựa trên các hướng dẫn trong quy trình này. Lưu ý tránh máy móc, rập khuôn. Hiệu quả cuối cùng là thước đo cho công việc này.